辦過大型論壇的行政人員都懂那個深夜:幾百筆報名資料攤在 Excel 裡,一格一格填座位。A 區排完排 B 區,排到一半有人取消,重來;主管交代某位貴賓要坐前排,再調一次。隔天還要應付重複報名的、選了額滿場次的。
寵物商業公會全聯會的國際論壇,把這整套行政搬進了系統。
報名的當下,座位就分配好了:系統自動依序劃位,從 A 區第一號開始,一區坐滿接續下一區。每個帳號只能為本人報名一次,重複報名直接擋掉;各場次的剩餘席次即時顯示,額滿的場次自動鎖住,選不進去。貴賓席則刻意不進自動分配——保留給管理員手動指派,人情的部分留給人處理。
報名成功,電子票券自動生成:座位號、票券代碼、QR Code,可以下載存進手機相簿。活動當天,現場提供四種簽到方式——掃 QR、輸入票券代碼、用姓名或座位或電話搜尋——網路再差、手機沒電,都有備援。負責簽到的工讀帳號只進得了簽到頁,看不到任何後台資料。
那個排座位的深夜消失了。行政人員的工作,從「手工生產座位表」變成「處理真正需要人判斷的例外」。
論壇報名系統的完整設計,寫在寵物商業公會全聯會的案例。