「報價單抄成訂單、訂單抄成出貨單——每抄一次,就多一次品項漏、數量錯、單價對不上的機會。」
系統這樣接
報價談成按一下就變訂單,再變出貨單——品項、數量、單價一路帶著走,不用重打。從報價到收款,整條流程接在一起。
五金批發業恒鋐五金
傳統五金批發商的全流程數位轉型，以雲端進銷存系統取代紙本與 Excel 作業
9 大
項業務,一套管完
32
個管理畫面
30 天
每天自動備份
系統規模
報價、訂單、出貨、進貨、帳款、票據、發票、統計、會計九項業務,一套系統管完;32 個管理畫面
作業效率
紙本作業全面數位化；人工抄寫錯誤大幅降低；月結作業時間顯著縮短
資料安全
每天凌晨自動備份到雲端，保留 30 天，資料零遺失；誰動了什麼都留下紀錄，改錯了一鍵還原
實際情境
這些時刻,系統這樣接
「月底對帳翻紙本,票據到期靠記憶,漏掉一張就是延遲兌現或跳票。」
系統這樣接
這個月出了哪些貨、該收多少錢,系統自動整理好;發票對得上、稅金自動算,誰欠誰、哪張票快到期都列在系統裡。
「誰在什麼時候改了哪筆單價,沒人說得清;誤刪一筆,可能再也救不回來。」
系統這樣接
每個動作都留紀錄、改錯了一鍵還原;每天凌晨 02:00 自動備份,保留 30 天。
背景
恒鋐五金有限公司是一家位於台灣的五金批發商，經營品項涵蓋各類五金零件與工具，客戶遍及建築工程、水電材料、零售通路等產業。長期以來，公司仰賴紙本單據與 Excel 試算表管理進銷存流程——從客戶報價、出貨開單、進貨驗收、帳款結算、票據管理到發票核對，全靠人工處理。隨著業務規模擴大，紙本流程的瓶頸日益明顯：單據查找耗時、帳款數字容易出錯、月結對帳需要大量人力、票據到期日無法即時追蹤。
為什麼這樣做
關鍵決策,逐條寫給你看
為什麼先把流程畫清楚才寫程式——這種系統出錯,九成錯在資料之間的關係沒想通。
動工前先在紙上走一遍:報價怎麼變訂單、帳款怎麼對發票、票據掛在哪個銀行帳戶。這張圖畫完,九項業務、32 個管理畫面才有地基。
為什麼報價、訂單、出貨是一鍵轉單，不是三張表——每一次人工謄寫，都是一次出錯機會。
客戶報價單一鍵轉訂單、訂單轉出貨單；廠商端同理走報價→採購→進貨。品項、數量、單價、備註自動帶入，客戶特價自動帶出——謄寫錯誤從流程裡被拿掉，而不是靠人小心。
為什麼月結不該靠加班——數字應該自己對自己。
系統把出貨單、進貨單按月份和客戶、廠商自動歸類，按一下就出這個月的應收、應付；發票自動抓來對、稅金依 5% 自動算、沒對上的筆數當場列出來。月結從翻單據，變成按幾個鍵。
為什麼每張票據都要追到底——一張漏掉的到期票，就是一次跳票風險。
每張應收、應付票據完整走「未到期→託收／兌現→退票／作廢」的狀態，到期提醒不漏兌現時機；存提記錄串聯銀行帳戶，餘額即時反映。
為什麼發票要跟帳款自動對上——報營業稅不該靠人工比對。
出貨、進貨發票支援課稅別管理（應稅／零稅／免稅），與帳款的抓取發票功能無縫銜接；發票產品明細可算單品利潤。帳務完整性由系統即時檢查，不是月底才發現。
為什麼權限要細到每個動作、紀錄要留下改動前後——多人一起用的系統，安全感來自每一步都查得到。
管理員、員工、訪客各自能不能看、能不能新增、修改、刪除，分得清清楚楚。每一次操作都把改動前後的完整資料留起來（連明細一起），管理員可以一鍵還原——新增的刪回去、改過的還原、刪掉的救回來。
為什麼備份排每天凌晨 02:00、保留 30 天——「資料零遺失」是排程做到的，不是運氣。
每天凌晨 02:00 自動把整套系統的 34 份資料（連明細一起）匯到雲端，保留最近 30 天；管理員也能隨時自己匯出一份。備份不是口頭承諾，是一條每天準時執行的排程。
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