陶藝教室的手作課,十二個名額三天滿了。開課前一週,兩位學員私訊說臨時有事來不了——於是老師放下手邊的釉料,開始當客服:翻出候補名單、一個個私訊「請問您還要遞補嗎」、等回覆、改名單、再通知繳費。
一堂課的教學準備,就這樣被行政瑣事吃掉半天。
陶加藝術的報名系統把這整段變成自動的:報名走六個階段,額滿之後自動開放候補;有人取消,候補依序自動遞補;而整個過程中,系統會在對的時間寄出六封信——報名確認、候補通知、遞補成功、繳費提醒、行前提醒、活動通知。每一封都不用人按。
刻意的設計還有一條:報名不用註冊會員。訪客留下姓名、Email、電話就能報名——因為報名的門檻每高一階,就流失一批本來想來的人(尤其是不熟悉網路操作的長輩)。購物結帳才需要登入,那是因為訂單必須掛在帳號下才查得到。
到了活動當天,電子票券掃 QR 入場,報名名單自動核對。
主辦方省下的不只是時間,是心力的品質:把追人、通知、遞補這些「必須做但不需要判斷」的事交給系統,人才有餘裕把課教好。
六階段報名與候補機制的細節,寫在陶加藝術的案例。